5 Möglichkeiten zur Verbesserung von Tabellenkalkulationen für Business-Workflows

5 Möglichkeiten zur Verbesserung von Tabellenkalkulationen für Business-Workflows

Wenn Daten und Arbeitsabläufe kompliziert werden, funktionieren diese Plattformansätze viel effizienter und zuverlässiger als eine Tabellenkalkulation. […]

Tabellenkalkulationen sind ein vielseitiges Werkzeug für die schnelle Ad-hoc-Datenanalyse, die Entwicklung von Präsentationsmaterial, die Erstellung kleiner Wissensdatenbanken und die Zusammenarbeit mit kleinen Teams.
Wenn Tabellenkalkulationen jedoch zu operativen Werkzeugen in wiederkehrenden Geschäftsprozessen werden, kann der manuelle Aufwand für die Aufrechterhaltung der Datenqualität und die Entwicklung von Arbeitsabläufen kostspielig und fehleranfällig sein.

Wenn Tabellenkalkulationen Teil eines fortlaufenden Prozesses werden ist es an der Zeit, dass alle, die sie verwenden – Unternehmensleiter, Lösungsarchitekten, Datenwissenschaftler und Softwareentwickler – Migrationsoptionen zu robusteren Plattformen prüfen.

Da Tabellenkalkulationen die Schweizer Taschenmesser unter den Office-Tools sind, umfassen die geeigneten Alternativen für die Modernisierung mehrere verschiedene Arten von Plattformen. Einige Tabellenkalkulationen können durch konfigurierbare Software-as-a-Service-Tools ersetzt werden, während andere eine stärker anpassbare Lösung erfordern.
Low-Code-Optionen ermöglichen es Entwicklern, Erweiterungen einfacher zu erstellen und zu unterstützen, und No-Code-Optionen ermöglichen es Benutzern, ihre eigenen Lösungen zu entwickeln.

Für umfangreichere und komplexere Workflows ziehen Entwicklungsteams möglicherweise individuell entwickelte Apps, BPM-Plattformen (Business Process Management) oder andere Frameworks zur Entwicklung von Unternehmensapps in Betracht.
Sobald ein Workflow einen bereichs- oder branchenspezifischen Bedarf erfüllt und von mehreren Abteilungen genutzt wird, lohnt es sich, für die jeweilige Aufgabe spezifische Plattformen zu prüfen, anstatt Tabellenkalkulationen durch einfachere Tools zu ersetzen.

Je nach Datentypen, Arbeitsablauf, Präsentationsanforderungen, Sicherheitsüberlegungen und erforderlicher Zusammenarbeit sind verschiedene Plattformen in Betracht zu ziehen.
In vielen Fällen decken Plattformen mehr als eine Art von Anwendungsfall ab, und viele der von mir aufgeführten Plattformen können in mehrere Kategorien fallen.

Hier sind fünf Ansätze für die Ablösung von Tabellenkalkulationen, die sich auf verschiedene Plattformtypen stützen. Die meisten Unternehmen werden mehrere Optionen benötigen, um ihre umfangreichen Anwendungsfälle für Tabellenkalkulationen abzudecken.

Erstellen Sie eine Datenvisualisierung oder ein Dashboard

Wenn eine Tabellenkalkulation hauptsächlich zur Anzeige von Diagrammen und Grafiken dient, besteht eine Möglichkeit darin, die Datenvisualisierungen in einer Self-Service-Business Intelligence (BI)-Plattform neu zu erstellen. Am besten ist es, die zugrundeliegenden Anforderungen neu zu entdecken und Dashboards zu erstellen, die den Geschäftsanforderungen entsprechen, anstatt die vorhandenen Diagramme in eine neue Plattform zu portieren.

Entwickler und Citizen Data Scientists sollten die Identifizierung von Benutzer-Personas, die Dokumentation der Fragen die Dashboards beantworten sollen, die Behandlung von Datenqualitätsproblemen und die Einhaltung von Datenvisualisierungsstandards berücksichtigen.
Einige Plattformen sind eigenständige Datenvisualisierungstools, aber viele ermöglichen es Entwicklern, Visualisierungen direkt in Apps und andere Plattformen einzubetten.

Zu den in Frage kommenden Plattformen gehören Domo, KNIME, Looker, Power BI, Qlik, Sisense, Tableau und ThoughtSpot.

Migrieren Sie zu einer SaaS- oder No-Code Datenbank

Wenn die Tabellenkalkulation Originaldaten für eine Wissensdatenbank oder einen Workflow speichert, benötigen Sie wahrscheinlich eine Datenbank, um die Daten zu migrieren und zu verwalten.
Angenommen, es handelt sich um strukturierte Daten (Tabellenblätter mit Zeilen und Spalten), könnten Sie diese in eine verwaltete öffentliche Cloud-Datenbank wie AWS Relational Database Service oder Azure SQL importieren, aber dann müssen Sie zusätzliche Entwicklungsarbeit für Workflow-Tools und Data-Ops leisten.

Eine weitere Option ist die Prüfung von SaaS- und Low-Code-Datenbanken, mit denen Sie die Datenbankstrukturen erstellen, Daten laden, rollenbasierte Workflows entwickeln und Dashboards erstellen können. Zu den in Frage kommenden Plattformen gehören Caspio, Kintone und Quickbase.

Abgesehen von SaaS-, Low-Code- und Cloud-Datenbanken sollten Architekten und IT-Leiter auch nach domänenspezifischen Data Lakes und Data Warehouses suchen, die vollständige End-to-End-Workflows unterstützen.
Beispiele hierfür sind Kundendatenplattformen für Kundendaten, AIops-Lösungen für den IT-Betrieb, Marketingautomatisierungsplattformen und Suchplattformen für Unternehmen.
Diese Plattformen ermöglichen eine einfachere Verbindung zu den allgemeinen Datenquellen für ihre Bereiche und bieten dann eine Mischung aus Workflow-, maschinellen Lern- und Berichtsfunktionen.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Workflows ermöglichen

Betrachten wir einen Anwendungsfall, in dem eine Abteilung oder ein Team Tabellenkalkulationen verwendet, um einen Workflow zu verwalten.
Bei dem Workflow könnte es sich um den Redaktionskalender eines Marketingteams handeln, um das Kanban-System einer Produktionsabteilung zur Verwaltung der Arbeitsaufnahme und -erfüllung oder um ein Außendienstteam, das seine Aufträge verfolgt.
Diese Tabellenkalkulationen speichern in der Regel gerade genug Daten, um den Workflow zu verwalten, aber es fehlt die Konfiguration, um den Prozess zu verfolgen und zu steuern.

SaaS- und No-Code-Tools konzentrieren sich darauf, eine Mischung aus Workflow- und Kollaborationsfunktionen zu ermöglichen. Zu den in Frage kommenden Plattformen gehören Airtable, Asana, Jira Work Management, Monday, Smartsheet und TrackVia.

Für umfangreichere und komplexere Workflows sollten Sie bereichsspezifische Plattformen mit Datenmodellen, Workflow-Konfigurationen und eingebetteten Best Practices prüfen. Dazu gehören eine Vielzahl von Plattformen, darunter Enterprise Resource Planning, Customer Relationship Management, Content Management, IT Service Management, agile Zusammenarbeit, Talentmanagement und Finanzplanung.

Hyperautomatisierung von Integrationen und Datenflüssen

Manchmal werden Tabellenkalkulationen als Zwischenschritte in einem Datenfluss, einer Integration oder einer Automatisierung auf niedriger Ebene verwendet. Ein Marketingexperte könnte eine Kalkulationstabelle verwenden, um E-Mail-Listen zusammenzuführen, oder ein IT-Betriebsingenieur könnte eine Tabelle verwenden, um die Schritte zum Neustart eines Applikations-Servers zu dokumentieren.
Es gibt viele „Spreadsheet-in-the-middle“-Anwendungsfälle, bei denen jemand zwei Enden eines Datenflusses verbindet und in der Mitte manuelle Arbeiten ausführt.

Mehrere verschiedene Arten von Plattformen können den Anwendungsfall „Spreadsheet-in-the-Middle“ ersetzen:

Extrahieren, Transformieren und Laden (ETL), Datenvorbereitung und andere Dataops-Plattformen wie Alteryx, Informatica, Tableau und Talend unterstützen Datenflüsse und Pipelines.
Tools zur Automatisierung robotergestützter Prozesse (RPA) wie Automation Anywhere, Blue Prism und UiPath können die Informationsextraktion aus Websites, SaaS und anderen Quellen automatisieren.
Technologien zur Bürgerintegration unterstützen Wenn-dann-Integrationen zwischen SaaS, Cloud und anderen Tools, darunter Zapier, IFTTT und Tray.io.
Integrationsplattformen unterstützen Daten-, API- und Workflow-Integrationen und umfassen robuste Plattformen wie Boomi, Celigo, Jitterbit, MuleSoft und SnapLogic.
IT-Automatisierung, Testautomatisierung zur Qualitätssicherung, CI/CD und die Konfiguration von Infrastruktur als Code (IaC) sind Beispiele für IT-Plattformen, die zur Konsolidierung von Skripten, manueller Arbeit und Tabellenkalkulationen in wiederholbare und automatisierte Prozesse verwendet werden.

Erstellen Sie eine Low-Code- oder No-Code-App

Wenn eine Tabellenkalkulation mehrere Funktionen übernimmt, einschließlich des Ladens von Daten, der Verarbeitung, der Zusammenarbeit und der Präsentation von Ergebnissen, müssen Sie möglicherweise eine App entwickeln, um sie zu ersetzen. Natürlich können Sie eine App programmieren, sie in einer serverlosen Architektur bereitstellen und sie durch einen agilen Entwicklungsprozess pflegen. Ein Grund dafür, dass sich diese Workflows mit Tabellenkalkulationen entwickelt haben, ist jedoch, dass die IT-Abteilung mit den geschäftlichen Anforderungen an neue Apps und Verbesserungen nicht Schritt halten kann.

Heute wird ein erheblicher Anteil der Apps auf Low-Code- und No-Code-Plattformen entwickelt. Einige Plattformen, die Entwicklern helfen, Tabellenkalkulationen in Apps zu verwandeln, sind Appian, Betty Blocks, Bizagi, Caspio, Claris, Creatio, Google AppSheet, Mendix, Microsoft PowerApps, Oracle APEX, OutSystems, Pega, Quickbase, Retool, Unqork und Vantiq.

Bevor Sie die Tabellenkalkulation aufgeben

Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, Tabellenkalkulationen zu ersetzen, sollten Sie nicht vergessen, dass Apps die Offenheit und die Flexibilität von Tabellenkalkulationen nicht einfach ersetzen können. Die Menschen lieben die Vielseitigkeit von Tabellenkalkulationen und die Möglichkeit, Spalten hinzuzufügen, Daten zu ändern und Formeln im Handumdrehen zu erstellen – etwas, das Sie bei der Migration von Daten und Arbeitsabläufen auf andere Plattformen wahrscheinlich kontrollieren werden. Das bedeutet auch, dass sich die Mitarbeiter an neue Erfahrungen, Tools und Benutzeroberflächen gewöhnen müssen und dass Aspekte, die bisher manuell erledigt wurden, nun automatisiert werden.

Bevor Sie beginnen, ist es wichtig, mit den Hauptnutzern zusammenzuarbeiten. Sie müssen herausfinden, wie sie heute arbeiten, und die Anforderungen an das, was sie zu erreichen versuchen, mit Blick auf den Geschäftszweck, die Qualität und den Umfang neu definieren. Erst dann können Sie Plattformen erkunden, Prototypen erstellen, Lösungen entwickeln und Verbesserungen vornehmen.

*Isaac Sacolick ist Präsident von StarCIO und der Autor des Amazon-Bestsellers Driving Digital: The Leader’s Guide to Business Transformation through Technology, das viele Praktiken wie agile Planung, Devops und Data Science behandelt, die für erfolgreiche digitale Transformationsprogramme entscheidend sind. Sacolick ist ein anerkannter Top-Social-CIO und Influencer im Bereich der digitalen Transformation. Er hat mehr als 700 Artikel auf InfoWorld.com, CIO.com, seinem Blog Social, Agile, and Transformation und anderen Websites veröffentlicht.

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