6 Tipps: So gelingen Hybrid-Meetings

6 Tipps: So gelingen Hybrid-Meetings

 

Die Zeiten der Freisprecheinrichtung im Konferenzraum sind vorbei. Meetings mit anwesenden und zugeschalteten Teilnehmern erfordern neue Technologien, neue Prozesse und neue Ziele. […]

Die Corona-Pandemie war nur der Auslöser, um die Arbeit im Home-Office für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beliebter zu machen. Zwei Jahre später ist flexibles Arbeiten keine Option mehr, sondern ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung, ob man einen Job annimmt oder behält. So ergab eine Umfrage von Gartner zu dem Thema, dass 39 Prozent der erwachsenen US-Bürger eine Kündigung in Betracht ziehen würden, wenn Remote-Arbeit nicht mehr erlaubt wäre. Bei den Millennials und der Generation Z ist dieser Wert mit 49 Prozent sogar noch höher.

Die Konsequenz für Entscheider: Hybrid Work wird bleiben, zumindest wenn Sie Mitarbeiter einstellen und halten wollen. Wenn also ein Teil Ihres Teams zumindest teilweise ins Büro zurückkehrt, werden Sie in absehbarer Zukunft wahrscheinlich mit hybriden Meetings rechnen müssen, bei denen sich einige Mitarbeiter in einem Konferenzraum treffen, während andere per Telefon oder Video zugeschaltet werden.

Dieses Besprechungsmodell unterscheidet sich von reinen Videoanrufen oder reinen persönlichen Besprechungen. Es bringt technische Herausforderungen mit sich, erfordert neue Fähigkeiten und verlangt, dass jemand – vielleicht sogar mehrere Personen – die Fähigkeiten eines Moderators entwickelt.

Hier ein paar Tipps von Führungskräften, die bereits umfangreiche Erfahrungen mit hybriden Meetings gesammelt haben. Lesen Sie, was funktioniert und was nicht, was Sie anschaffen müssen, um einen nahtlosen Übergang zu schaffen, und wie Sie Meetings in einen produktiven Teil Ihres Tages verwandeln können.

„Wenn Sie sicherstellen wollen, dass sich virtuell zugeschaltete und persönlich anwesende Teilnehmer gleichermaßen engagieren“, sagt Ray Kimble, Gründer und CEO von Kuma, „dann fängt das bei der Technologie an.

In der Vergangenheit war das Aufstellen eines Lautsprechers auf einem Konferenztisch und die Einwahl des Remote-Teams das Ausmaß der Investitionen der meisten Unternehmen in hybride Meeting-Technologie. „Hybrid war vor der Pandemie üblich“, räumt Jim Kalbach, Chief Evangelist beim Collaboration-Anbieter Mural, ein. „Wir waren aber einfach schlecht darin.“

Nur wenige Menschen, die diese Meetings erlebt haben, würden dem widersprechen. Das über einen Lautsprecher zugeschaltete Remote-Team wurde oft ignoriert, konnte nicht hören oder gehört werden, beziehungsweise wurde ganz vergessen. Keiner im Konferenzraum wusste, wer an dem Gespräch teilnahm. Teilnehmern wurde ins Wort gefallen, andere kamen nie zu Wort. Es wurde geschrien. „Der Grund für die erneute Diskussion über Hybrid ist nicht, dass es etwas Neues ist, sondern, dass wir es diesmal richtig machen müssen“, sagt Kalbach.

Die Unterstützung durch Video – in Form einer Videokamera im Raum und eines an der Wand montierten Videokonferenzbildschirms – trägt wesentlich dazu bei, dass sich die Teilnehmer im Raum und die Anrufer gleichermaßen einbringen können. „Einer der wichtigsten Punkte ist, dass man die richtige Einrichtung hat und dass derjenige, der das Meeting koordiniert, weiß, wer wo ist“, sagt Molly Brown, Vice President of Engineering beim Speicheranbieter Qumulo.

Wie viele andere Unternehmen hat auch Qumulo seine Konferenzräume so eingerichtet, dass sie ein besseres Hybrid-Meeting-Erlebnis bieten. „Wir haben einige Räume mit Zoom-Room-Bildschirmen ausgestattet“, sagt Brown. „Das sind große Touchscreens, die sich gut für mittelgroße und kleine Räume eignen und einfach einzurichten sind.“ Andere Räume sind mit Owl-Konferenzkameras oder anderen Videosystemen ausgestattet.

Wenn Sie Ihre Konferenzanlage um Online-Collaboration-Tools ergänzen, können Sie das Engagement noch weiter steigern. Sie lenken den Fokus des Meetings weg von den Sprechern und hin zu den anstehenden Aufgaben, und das ist die Richtung, in die Sie die Aufmerksamkeit lenken wollen, wenn Sie mehr Zusammenarbeit wünschen.

„Uns gefällt Miro“, sagt Brown. „Es ist nützlich für Retrospektiven, Ideenfindung und Brainstorming.“ Manchmal reicht es ihrem Team aber auch aus, ein Blatt Papier in die Kamera zu halten, sagt sie. „Wenn wir über Kerndesigns sprechen, haben manche Leute gerne ein Blatt Papier und einen Stift zur Hand, damit sie ein Design zeichnen oder allen ein Bild zeigen können.

Ein gutes hybrides Meeting setzt auch voraus, dass die Teilnehmer in der Lage sind, es zu moderieren, zu leiten und an ihm teilzunehmen. Dafür braucht man Fähigkeiten, Gewohnheiten und Meeting-Hygiene.

Für Mark Schlesinger, Senior Technology Fellow bei Broadridge, brachten die reinen Videoanrufe, die während der Pandemie zur Standardmethode für Besprechungen wurden, ein höheres Maß an Zusammenarbeit mit sich, das sein Team bei hybriden Besprechungen nicht verlieren wollte.

„Plötzlich kam jeder zu Wort“, sagt er über die Zoom-Anrufe. „Es war nicht immer der Konferenzraum, der die Konversation übernahm.“ Als das Unternehmen zu einem hybriden Modell überging, „brauchten wir eine solide Lösung, um diesen kollaborativen Charakter beizubehalten.“

Schlesinger entdeckte die Lösung – eine Mischung aus Videoanrufen und persönlichen Besprechungen – als er das Problem mit seiner studierenden Tochter besprach. Sie erzählte ihm, dass die Regel für den Unterricht an ihrer Schule lautet: „Selbst wenn man vor Ort ist, muss jeder seine Kamera aktivieren, damit jeder jeden, einschließlich des Lehrers und der Studenten im Home-Office, auf seinem Bildschirm sehen kann.“

Dies ist im Wesentlichen das, was sie bei Broadridge tun, obwohl sie für eine bessere Klangtreue die Raumklangtechnik von früher verwenden. Bei dieser Einrichtung bleibt die Stimme aller Teilnehmer erhalten, jeder Teilnehmer erhält ein Bild – und einen Namen und einen Titel – und „es ist weniger wahrscheinlich, dass das Gespräch im Konferenzraum die anderen Teilnehmer überschattet“, sagt Schlesinger.

Ein guter Moderator ist ebenfalls für ein hybrides Meeting unerlässlich. Das umfasst zum einen die Verbesserung der eigenen Moderationsfähigkeiten und die des Teams. Aber manchmal braucht selbst der beste Moderator Hilfe.

„Ich versuche, den Chat von jemandem moderieren zu lassen“, sagt Brown. Denn das Beobachten des Chat-Kanals, während man zu einer Gruppe spricht, erfordert mehr Sinneseindrücke und graue Zellen, als die meisten Menschen mitbringen. Wenn man ein anderes Teammitglied mit der Überwachung des Kanals beauftragt, können die remote zugeschalteten Teilnehmer Fragen stellen und beantwortet bekommen, so dass die Teilnehmer im Raum nicht überschattet werden.

Dean Guida, Gründer von Slingshot und CEO und Gründer von Infragistics, ist davon überzeugt, dass es sinnvoll ist, bei Meetings einen Schriftführer einzusetzen, der Notizen macht. „Der Protokollant hält das Wesentliche der Diskussion und die Handlungsschwerpunkte fest“, erklärt er. „Ich nehme mir am Ende der Besprechung immer fünf Minuten Zeit, um die Handlungsschwerpunkte durchzugehen und sicherzustellen, dass jeder das Wer, Was und Wann verstanden hat und anmerken kann, wenn etwas vergessen wurde.

Guida ist auch der Meinung, dass es sinnvoll ist, die Aufgaben des Schreibers und des Moderators zu verteilen, damit die Aufgaben nicht immer von derselben Person übernommen werden. Denn wenn man Moderator oder Protokollant ist, ändert sich die Art und Weise, wie man an der Besprechung teilnimmt.

Ein wichtiger Punkt ist es, Richtlinien für den Umgang mit Besprechungen festzulegen. In diesen wird vereinbart, was bei Besprechungen, die früher häufig vor Ort und nun zum Teil in Wohnzimmern, Kellern und Gästezimmern stattfinden, erwartet wird.

Trish Bishop, Leadership-Coach und früher selbst IT-Projektmanagerin, schlägt vor, das Team dazu zu bringen, die Regeln selbst aufzustellen, anstatt sie von oben zu verordnen. Auf diese Weise sei es einfacher, Zustimmung zu erhalten. Außerdem würden die Erwartungen eher der Realität des Privatlebens der Mitarbeiter entsprechen.

In den Regeln kann alles Mögliche thematisiert werden, von der Frage, ob die Videokamera eingeschaltet sein sollte, bis hin zur Frage, was ein akzeptabler Hintergrund ist – zumindest bei Meetings mit Externen – oder ob eine vorzeigbare Garderobe erforderlich ist.

Doch keine noch so ausgefeilte Richtlinien können eine schlecht geplante oder schlecht geführte Besprechung retten. „Das Engagement der Mitarbeiter zu erhalten, fängt mit der Tagesordnung an“, sagt Kimble von Kuma. „Wenn man sich nicht an eine festgelegte Tagesordnung hält und die Zeit der Teilnehmer nicht respektiert, werden sie abschalten.“

Und Menschen in Meetings zu verlieren ist ein Problem, das über den Konferenzraum hinausgeht. „Nichts ist so kultur- und motivationsschädigend wie zu viele Meetings oder Meetings, bei denen nichts erreicht wird“, sagt Guida. „Das wirkt sich auf die Leistung aus und darauf, ob die Leute kündigen oder bleiben.“

Mural-Manager Kalbach sagt, dass gute Hybrid-Meetings mehr als nur eine Tagesordnung brauchen: „Man braucht ein Ziel und einen Weg dorthin.“

Selbst mit einer Tagesordnung entfalte sich die übliche Dynamik. Die dominanten Stimmen sprechen, während die leiseren sich zurückziehen und vielleicht – wenn die Kamera aus ist – Nudeln kochen oder Wäsche waschen. Sie müssen nach Wegen suchen, um die Aufmerksamkeit aller wieder auf sich zu lenken.

Ein Weg, die Teilnehmer bei Laune zu halten, sind Gruppenaktivitäten, so Kalbach. „Sagen Sie: ‚Machen wir eine Zweiermatrix und stimmen wir gemeinsam ab‘ – so stellen Sie die Beteiligung sicher.“

Ein weiterer Trick für mehr Konzentration während einer Besprechung besteht seiner Meinung nach darin, ein System zu entwickeln, bei dem man sich abwechseln kann. „Ein beliebter Trick ist das Popcorning, bei dem die letzte Person, die das Wort ergreift, die nächste Person auswählt“, sagt er.

Mit diesen Tricks lassen sich nicht nur Probleme mit dem verbalen Austausch lösen, sondern man kann auch anfangen, Meetings als Orte zu betrachten, an denen man etwas erreicht“, fügt er hinzu. „Wenn Sie anfangen, nach einem Zweck für ein Meeting statt lediglich nach einer Tagesordnung zu suchen, werden Sie ihn auch finden. Wenn jemand sagt: ‚Wir müssen dieses Dokument zusammenstellen‘, hat die Besprechung einen Zweck, Sie können das Dokument mitbringen und die Arbeit während der Besprechung erledigen.“

„Auf diese Weise kommen Sie aus der Besprechung ohne Folgeaufgaben heraus, weil Sie die Arbeit bereits erledigt haben“, sagt Kalbach.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der US-Schwesterpublikation CIO.com.

*Christina Wood schreibt als freiberufliche Autorin unter anderem für unsere US-Schwesterpublikationen CIO.com, InfoWorld.com und CSO Online.

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